Qualunque impresa, che si tratti di una grande azienda multinazionale, di una PMI o di una startup, deve affrontare il problema della gestione documentale. Questa attività è fondamentale per il corretto funzionamento dell’organizzazione, inoltre consente di conservare in modo ottimale i documenti aziendali e semplificare la gestione di eventuali inconvenienti e controversie con il personale o altri soggetti.
Per questo è indispensabile adottare soluzioni efficaci di gestione documentale all’interno di qualsiasi azienda, assicurandosi che ogni documento venga gestito in maniera efficiente e conforme alle norme di legge. Per farlo esistono una serie di tecniche, strategie e strumenti che si possono utilizzare, valutando le opzioni migliori in base al tipo di documento da conservare e alle proprie esigenze aziendali.
Adottare soluzioni digitali per la gestione documentale
Per una gestione documentale aziendale ottimale nel lungo periodo è possibile ricorrere all’utilizzo di soluzioni digitali di document management, ossia dei sistemi informatici progettati appositamente per conservare i documenti in maniera corretta e conforme agevolandone anche la consultazione.
Queste tecnologie si possono introdurre anche gradualmente, per esempio applicandole all’inizio soltanto ad alcuni documenti per poi ampliarne l’utilizzo nel corso del tempo.
Un moderno sistema digitale di gestione documentale deve possedere una serie di requisiti essenziali, tra cui la possibilità di archiviare e conservare qualsiasi tipo di documento, gestire anche le eccezioni e consultare in tempo reale i documenti da ogni dispositivo elettronico.
Inoltre, la soluzione di document management scelta deve consentire la gestione delle caselle PEC, offrire un’interfaccia web semplice e intuitiva, permettere di impostare un workflow documentale personalizzato e conservare i documenti a norma di legge.
Rilegare i documenti cartacei per semplificarne la consultazione
Quando i documenti aziendali cartacei non sono ancora digitalizzati possono risultare più difficili da gestire nel corso del tempo, ma esistono delle tecniche che permettono di facilitarne la conservazione e la consultazione.
Una di queste è la rilegatura, una soluzione molto efficace che consente di sfogliare i documenti con maggiore semplicità, eliminare il disordine, agevolare la condivisione delle informazioni e facilitare l’archiviazione.
Come spiegato nell’approfondimento dedicato sul magazine online di Lyreco esistono vari tipi di rilegature a cui è possibile ricorrere in base alla specifica attività svolta in ufficio. Tra queste, è possibile annoverare quella ad anelli plastici o metallici, quella a pettine e la termorilegatura.
Inoltre, per velocizzare questo processo è possibile utilizzare una rilegatrice manuale o elettrica, valutando la scelta a seconda del numero e della tipologia di documenti da rilegare in azienda.
I vantaggi di una gestione documentale efficiente e corretta
Attraverso una gestione documentale efficiente e ben organizzata le aziende possono usufruire di numerosi vantaggi, migliorando la compliance dell'impresa e semplificando l’organizzazione interna.
Innanzitutto, è possibile evitare sprechi e ridurre i costi, ad esempio evitando il rischio di non trovare un documento e doverlo ristampare e ottimizzando lo spazio fisico e digitale necessario per l’archiviazione.
In secondo luogo, è possibile risparmiare tempo facilitando la ricerca dei documenti, una caratteristica che rende più veloce i processi interni ma anche l’invio di informazioni all’esterno dell’azienda.
Inoltre, una gestione ottimizzata garantisce maggiore efficienza e migliora le competenze interne, tutelando l’impresa dalle conseguenze di una cattiva gestione dei documenti sia in termini economici che reputazionali.
Solitamente, le aziende che adottano soluzioni più efficienti di gestione documentale sono anche delle realtà più competitive, in quanto possono beneficiare di processi aziendali più veloci e accurati con un rischio minore di errori.
Infine, non bisogna trascurare l’importanza della sicurezza delle informazioni, poiché gestire bene i documenti aziendali significa anche sapere esattamente dove si trovano in ogni momento, chi è il responsabile e garantirne l’inalterabilità.
